روش‌های کنترل وقفه

وقفه های غیرمنتظره از مهم‌ترین تلف کننده های وقت در کسب و کار و تحصیل هستند. این وقفه ها می‌تواند به شکل زنگ دریافت ایمیل کامپیوتر، زنگ تلفن، زنگ دریافت پیامک یا افرادی باشد که به اتاقتان می‌آیند تا با شما صحبت کنند.
به نظر می‌رسد که افراد بزرگترین تلف کنندگان وقت در دنیای کار هستند. پنجاه درصد زمان کار به گفتگوهای بیهوده می‌گذرد. بسیاری افراد صبح ها پس از شروع کار به گفتگو با همکاران می‌پردازند و حداقل دوساعت این کار را ادامه می‌دهند. در بسیاری از محیطهای کاری و آموزشی افراد تا ساعت ۱۱ صبح کار جدی را آغاز نمی‌کنند و تازه پس از اندکی کارکردن وقت ناهار فرا میرسد.

همه زمان کاری خود را کار کنید
قانون این است که «همه زمان کاری خود را به کار اختصاص دهید». وقتی به محل کارتان می‌روید، فورا کار را شروع کنید. با دیگران چت نکنید، شبکه های اجتماعی را چک نکنید، در اینترنت نچرخید. از آنجا که دیشب برای امروز برنامه ریزی کرده اید، فورا مهم ترین کارتان را شروع کنید و به آن ادامه دهید، همه بخشها را یک به یک انجام دهید تا مهم ترین کارتان را تمام کنید.

وقفه‌ها را به حداقل برسانید
وقتی کسی با شما تماس می‌گیرد، فورا سر اصل مطلب بروید. چیزی شبیه این بگویید «سلام، خوبی، چه کمکی از دست من ساخته است؟ »
فورا به اصل مطلب بپردازید و وقت تلف نکنید. قبل از تماس، به سرعت فهرستی از نکاتی که می‌خواهید در این تماس مطرح کنید را یادداشت کرده و بعد تماس، بگویید می‌دانم چقدر کار داری. چند مورد هست که باید با تو در میان بگذارم و زیاد وقتت را نمی‌گیرم.
این رویکرد، مودبانه و حرفه ای است. اغلب افراد پر مشغله و حرفه‌ای از اینکه سریع به اصل موضوع می‌پردازید و تلفن را قطع می‌کنید، سپاسگزار خواهند بود.
وقتی دوستی برای گفتگو به شما زنگ میزند، می‌توانید بگویید «خیلی دوست دارم که همین الان با شما صحبت کنم، اما باید سر کارم برگردم. باید این کار را تا عصر تمام کنم. وقتی این کلمات جادویی را بر زبان می‌آورید که «باید سر کارم برگردم»، آن شخص نیز متوجه اهمیت زمان شما خواهد شد.

فورا برخیزید
برای کاهش وقفه های غیرمنتظره، فورا فضای حقیقی یا مجازی مزاحم را ترک کرده و برخیزید و به کارتان بپردازید. در واقع حرفه ای باشید.
تکنیک دیگر این است که ملاقات کنندگان را به جای اینکه به اتاق خود بیاورید، به اتاق جدا راهنمایی کنید. سپس در شروع گفتگو با لحنی مودبانه یک محدوده زمانی مشخص کرده و چیزی شبیه این بگویید «من راس فلان ساعت یک کار مهم دارم و مطمئنم که تا آن موقع می‌توانیم به همه مسائل لازم بپردازیم.
پیتر دراکر در کتاب خود با عنوان «مدیر موثر» اشاره می‌کند که نه تنها افراد وقت شما را تلف می‌کنند، بلکه شما هم وقت دیگران را تلف می‌کنید. او پیشنهاد می‌کند که این شجاعت را داشته باشید و نزد دیگران بروید و بپرسید:
کدام کار من باعث اتلاف وقت شما است؟  وقتی از آنها می‌خواهید که در پاسخ به این سوال کاملا با شما صادق باشند، از ایده هایی که برای کمک به افزایش کارایی و اثربخشی آنها و خودتان می‌شنوید، شگفت زده خواهید شد.

کارهایتان را دسته بندی کنید
دسته بندی کارها به معنی انجام کارهای موازی با هم است.
برای مثال در نامه نگاری و مکاتبه با پاسخگویی به ایمیل ها، همه کارها را دسته کنید و با هم انجام دهید
همه تماس های دریافتی را دسته بندی کرده و یک به یک با همه آنها تماس بگیرید. اگر قرار است با تعدادی از افراد مباحثه کنید، با آنها به ترتیب و یکی پس از دیگری مباحثه کنید. به جای انجام گهگاه کارهای مشابه، آنها را همزمان و با هم انجام دهید

شبکه های اجتماعی را مستخدم خود بدانید
روش شما در پرداختن به پیام ها اثر بزرگی بر کارتان دارد. بعضی افراد برده پیام هایشان هستند. هر بار که پیامی دریافت می‌کنند، هر کاری را رها کرده تا آن را بخوانند. در واقع، «کارشان را عوض می‌کنند» و دوباره به کار اولشان برمی گردند و بلافاصله شفافیت و بازده مهم ترین کارهایشان را از دست می‌دهند.
تیم فریس در کتاب پرفروش خود با نام «هفته کاری ۴ ساعته » بیان می‌کند که چگونه از روزانه حداقل ده ساعت برده شبکه اجتماعی و جعبه پیامها بودن به تسلط کامل بر این فرایند رسیده است.
اول تصمیم گرفت که هر روز دو بار و در ساعات قبل و بعد از ظهر به پیام هایش پاسخ دهد. سپس از روزی دو بار به روزی یک بار و هفته ای یک بار رسید. زمانی که هفته ای یک بار به پیامهاها پاسخ می‌داد اثربخشی، بهره وری و درآمدش افزایش یافت.

دیگران می‌توانند صبر کنند
پاسخ خودکاری برای پیام های تان تنظیم کنید.
تصمیم بگیرید و اجازه ندهید تا پیام ها کنترل زندگی تان را در دست بگیرد. در عوض خود را موظف کنید تا از پیام به عنوان ابزار موفقیت و دانش استفاده کنید. پاسخ های سریع و مستقیم بدهید. پیام ها را روزی ۲ بار یا کمتر چک کنید، حتی بهتر است در تعطیلات آخر هفته پیام ها را خاموش کرده و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان بگذرانید با به کارهای شخصی بپردازید.
تلفن می‌تواند خدمتکاری فوق العاده یا اربابی وحشتناک باشد، به ویژه اگر بخواهید به هر تماسی پاسخ دهید. برای کسب حداکثر بهره وری، باید تلفن را سر جایش بگذارید تا در نهایت برده هر کسی نباشید که شماره تان را می‌گیرد.
یکی از دلایلی که ما را برده جذابیت حواس پرتی می‌کند، کنجکاوی است. نمی‌توانیم جلوی این کنجکاوی را بگیریم که چه کسی برایمان پیام فرستاده است یا اینکه چه کسی پشت خط است. تنها راه مقاومت در برابر وسوسه حواس پرتی این است که تلفن را خاموش کنید تا حتی صدای زنگش را هم نشنوید.

از تلفن بازی اجتناب کنید
هر کاری می‌توانید انجام دهید برای اجتناب از بازی با گوشی، که در نهایت چیزی در ازای هیچ است!